Descrizione
Pagina in aggiornamento.
Il dilagare delle mail spazzatura "SPAM" e dei link o elementi malevoli incorporati nelle stesse, impongono regole di selezione delle mail da consegnare ai destinatari che i gestori di posta applicano soprattutto nei confronti della clientela aziendale ai fini della loro protezione;
ciò comporta sempre più frequentemente il mancato recapito di alcuni messaggi per varie motivazioni che possono essere:
- inserimento dell'indirizzo del mittente in una "black-list"
- erronea / incompleta configurazione della casella web-mail
- erronea / incompleta configurazione del software di gestione della posta elettronica (Outlook ....)
- presenza sul PC di malware ...
Per non essere considerati spammer può essere utile anche provvedere alle seguenti operazioni:
- Cambiare le password;
- Eliminare i contatti mail che non si ritiene di riconoscere in rubrica
- eliminare Account secondari Webmail e quelli non conosciuti
- disattivare la risposta automatica
- Fare un controllo del computer con un buon antivirus
Inoltre è importante soprattutto nelle aziende che la posta in uscita non sia numerosa e allo stesso tempo concentrata in poco tempo ad esempio 100 mail spedite dalla stessa azienda in 2 minuti potrebbero essere interpretate come spam se passano dallo stesso provider; meglio diluirle nel tempo magari con l'ausilio di un software che le spedisce a pacchetti lasciando trascorrere del tempo tra un pacchetto e l'altro.
Da ultimo le mail "semplici" (senza immagini incorporate, senza link sulle immagini, senza sfondi) sono meno soggette a filtro da parte dei server di posta l'ideale sarebbe mettere solo testo non formattato.
Quando si invia una mail al Comune è opportuno che:
- presenti una forma "semplice" come sopra descritta;
- eventuali allegati siano di peso contenuto eventualmente "alleggerito"; un allegato che supera i 500 kb pari, a mezzo megabyte, è già considerato grande. - esistono appositi software free;
- gli allegati NON devono essere nemmeno potenzialmente sospetti; NON devono contenere: codici, eseguibili, il carattere "punto" sul nome del file eccetto il punto identificatore del tipo di file (.pdf .txt ....);
- NON inserire link sulle immagini / loghi eventualmente presenti nel testo
- evitare per quanto possibile l'inoltro di mail già ricevute come inoltro;
- i formati siano "aperti" (.docx .xlsx .pdf .odt ....) o comunque apribili con prodotti standard che non richiedono acquisto di licenze altrimenti la mail potrebbe essere rifiutata;
- contenga tutti gli elementi utili a identificare e contattare il mittente per eventuali risposte; in particolare è importante sia presente l'oggetto in forma chiara e compiuta per es: non è opportuno scrivere "richiesta" o "segnalazione" che non permettono una ricerca efficace. Meglio precisare sinteticamente di cosa stiamo parlando esempio: "buca in via Monte Rosa" che permette la ricerca per parola chiave "buca" e/o "Monte Rosa".
- si chieda, alla fine del testo della mail, una conferma di ricevuta (altrimenti non si ha nessuna certezza che sia arrivata al Comune - nemmeno se è PEC in quanto potrebbe essere stata filtrata e spammata) - NON attivare la richiesta di conferma automatica che per le motivazioni di cui sopra comporta rischio di spam.
Parla in digitale con la Pubblica Amministrazione.
Il cittadino può:
- richiedere ed ottenere l'uso delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni con le pubbliche amministrazioni;
- indicare alla pubblica amministrazione un proprio indirizzo di posta elettronica certificata quale suo domicilio digitale;
- partecipare al procedimento amministrativo e il diritto di accesso ai documenti amministrativi esercitabili mediante l'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione;
- trasmettere ogni atto e documento alle pubbliche amministrazioni con l'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione;
I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale.
Questa facoltà sarà un diritto per il cittadino presumibilmente entro i primi mesi del 2017.