aggiornato il 11/08/2016

Come scrivere al Comune.

Pagina in aggiornamento.

Il dilagare delle mail spazzatura "SPAM" e dei link o elementi malevoli incorporati nelle stesse, impongono regole di selezione delle mail da consegnare ai destinatari che i gestori di posta applicano soprattutto nei confronti della clientela aziendale ai fini della loro protezione;

ciò comporta sempre più frequentemente il mancato recapito di alcuni messaggi per varie motivazioni che possono essere:

- inserimento dell'indirizzo del mittente in una "black-list"

- erronea / incompleta configurazione della casella web-mail

- erronea / incompleta configurazione del software di gestione della posta elettronica (Outlook ....)

- presenza sul PC di malware ...

Per non essere considerati spammer può essere utile anche provvedere alle seguenti operazioni: 

- Cambiare le password;

- Eliminare i contatti mail che non si ritiene di riconoscere in rubrica

- eliminare Account secondari Webmail e quelli non conosciuti

- disattivare la risposta automatica

 - Fare un controllo del computer con un buon antivirus

Inoltre è importante soprattutto nelle aziende che la posta in uscita non sia numerosa e allo stesso tempo concentrata in poco tempo ad esempio 100 mail spedite dalla stessa azienda in 2 minuti potrebbero essere interpretate come spam se passano dallo stesso provider; meglio diluirle nel tempo magari con l'ausilio di un software che le spedisce a pacchetti lasciando trascorrere del tempo tra un pacchetto e l'altro.

Da ultimo le mail "semplici" (senza immagini incorporate, senza link sulle immagini, senza sfondi) sono meno soggette a filtro da parte dei server di posta l'ideale sarebbe mettere solo testo non formattato.

Quando si invia una mail al Comune è opportuno che:

- presenti una forma "semplice" come sopra descritta;

- eventuali allegati siano di peso contenuto eventualmente "alleggerito"; un allegato che supera i 500 kb pari, a mezzo megabyte, è già considerato grande. - esistono appositi software free;

- gli allegati NON devono essere nemmeno potenzialmente sospetti; NON devono contenere: codici, eseguibili, il carattere "punto" sul nome del file eccetto il punto identificatore del tipo di file (.pdf .txt ....);

- NON inserire link sulle immagini / loghi eventualmente presenti nel testo

- evitare per quanto possibile l'inoltro di mail già ricevute come inoltro;

- i formati siano "aperti" (.docx .xlsx .pdf .odt ....) o comunque apribili con prodotti standard che non richiedono acquisto di licenze altrimenti la mail potrebbe essere rifiutata;

- contenga tutti gli elementi utili a identificare e contattare il mittente per eventuali risposte; in particolare è importante sia presente l'oggetto in forma chiara e compiuta per es: non è opportuno scrivere "richiesta" o "segnalazione" che non permettono una ricerca efficace. Meglio precisare sinteticamente di cosa stiamo parlando esempio: "buca in via Monte Rosa"  che permette la ricerca per parola chiave "buca" e/o "Monte Rosa".

- si chieda, alla fine del testo della mail, una conferma di ricevuta (altrimenti non si ha nessuna certezza che sia arrivata al Comune - nemmeno se è PEC in quanto potrebbe essere stata filtrata e spammata) - NON attivare la richiesta di conferma automatica che per le motivazioni di cui sopra comporta rischio di spam.

Parla in digitale con la Pubblica Amministrazione.

Il cittadino può:

richiedere ed ottenere l'uso delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni con le pubbliche amministrazioni;

indicare alla pubblica amministrazione un proprio indirizzo di posta elettronica certificata quale suo domicilio digitale;

- partecipare al procedimento amministrativo e il diritto di accesso ai documenti amministrativi esercitabili mediante l'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione;

- trasmettere ogni atto e documento alle pubbliche amministrazioni con l'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione;

I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro  trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale.

Questa facoltà sarà un diritto per il cittadino presumibilmente entro i primi mesi del 2017.

Per saperne di più e per i riferimenti normativi si invita a consultare il Codice di Amministrazione Digitale

[29/06/2016]

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